Arrangere EB Turnering

Klubben får tildelt EasyBasket arrangementer ved starten av sesongen. Alle lag har mulighet til å melde seg som arrangør.

De lagene som påtar seg jobben deler arrangør honoraret klubben får av Region Vest. I tillegg kan de selge kaffe, kaker, boller og brus mm i kiosken og motta overskuddet.

En EasyBasket turnering inneholder egentlig to ansvarsområder – kiosk og hoved sekretariat.

Kiosk

Kiosken kan (nesten) drives helt på selvbetjening under arrangementet. Det krever litt arbeid i form av innkjøp av varer, ta utskrifter, bake kaker/bakst, rigge klar, holde øye med kiosken underveis, og rydde ned på slutten av dagen.

Dagene før

Legge ut arrangement i Spond. Bruk oppgave funksjonen til å fordele dugnadsoppgaver

• Bake kake (1x per påmeldte lag)
• Bake boller/annen bakst (0,5x per lag)
• Termos med kaffe (4stk per turnering)
• Pose med kaffe (3stk per turnering)
• Brus 0,33 boks (10x per lag)
• Rigge opp kiosken (gitt klokkeslett)
• Rydde ned kiosken (gitt klokkeslett)
• Holde øye med kiosken (for en periode)

Foreldre kan gjerne ta med kaker/bakst 30 min før turneringen eller levere kvelden i forkant til noen som skal være med å rigge.

Skrive ut / ta med

• EasyBasket Plakater (5 stk)
  • God trener (2 stk)
  • God tribune (3 stk)
• Blanke ark
  • A4 til Garderobeskilt (4 stk)
  • A4 til Prisliste (4 stk)
  • A3 til Banenummer (2 stk)
• QR-kode til Vipps kiosken (4 stk)
• Tusj (til å skrive på Banenummer, Garderobeskilt og Prisliste)
• Tack-it (til å henge opp plakater mm)
• Isposer og teip i tilfelle skade

Kjøpe inn / ta med

• Kopper (15x per påmeldte lag)
• Servietter (2x pakker per turnering)
• Kakespader (2x stk)
• Serveringsbrett (6x brett)
• Kaffetrakter (1-2 stk per turnering)
• Skjøteledning (til kaffetrakter)

Det kan være en fordel å fylle ut på forhånd både Garderobeskilt, Prisliste og Banenummer.

Jåttåhallen åpner normalt to garderober. Fordel lagene på garderober ved å skrive navene på lagene på hvert av skiltene. Husk at jentelag skal ha egen garderobe!

Prisene til kiosken finner du i Vipps på nummer #777248. Det kan være lurt å skrive prislisten på en lapp og informere der om at det er selvbetjening.

Ved ankomst

Hallen åpner 60 min før første kamp skal starte, så da gjelder det å være raske

• Henge opp
  • Plakater (nær tribunen)
  • QR kode (nær kiosken)
  • Prisliste (nær kiosken)
  • Banenummer (nede ved banen)
  • Garderobeskilt (på selve garderobene)
• Ordne bord til kiosken (nær inngangen)
• Sette ut serveringsbrett for kaker, termoser, kopper, servietter og kakespader
• Koble til kaffetrakter og trakte kaffe

Kaker, bakst og kaffe (på termos) bør være i hallen 30 min før første kamp. Etterhvert som de ankommer så tar man dem over på serveringsbrett. Da er det lett å gi tilbake langpanne mm med en gang man mottar kaken. Sparer litt arbeid senere.

De første som kommer får kaffe fra termos.

Under arrangementet

Kiosken er (nesten) selvbetjent men man bør kikke innom litt underveis i arrangementet for å

• Trakte ny kaffe og fylle på termoser
• Rydde / holde det rent
• Fylle på med varer

Dette arbeidet krever ikke at man står ved kiosken. Ta en tur innom i pausene – da er det mest trafikk.

Ved endt arrangement

Hallen lukker 30 min etter siste kamp. Når de siste kampene spilles kan ryddingen starte.

• Bord og stoler settes på plass
• Tørk over bord og ta en runde med kost og feiebrett, og kast søppel
• Panteflasker går i egne beholdere – til inntekt for Redd Barna
• Varer spises opp eller tas med hjem
• Forbruksmateriell og annet utstyr som er kjøpt av klubben og kan brukes igjen pakkes ned i en eske (til neste gang)

Hoved sekretariatet

Hoved sekretariatet kan drives av én person under hele arrangementet, men kan være kjekt å være to. Det krever litt mer arbeid i form av å rigge klar og rydde ned.

Dagene før

Legge ut arrangement i Spond. Bruk oppgave funksjonen til å fordele dugnadsoppgaver

• Rigge til stoler, benker og bord (1x hoved- og 2x bane sekretariat)
• Rydde stoler, benker og bord (1x hoved- og 2x bane sekretariat)
• Bemanne hoved sekretariat (se «under arrangement»)

Skrive ut / ta med

• EasyBasket regler – kort versjon (1x per lag)
• Diplomer (10x per lag)
• Kampoppsett (3stk)
• Kulepenner (10 stk)
• EB Kampskjema (1x per kamp)
• Kvittering dommeravgift (1x per lag)
• Oversikt over kamper per dommer (dommere får 150 kr per kamp og 225 kr hvis de dømmer kampene alene)
• Oversikt over innbetaling per lag (summen skal være 300 kr x antall lag)
• Oversikt over hvilke lag som har hentet / fått diplom.

Det er sjeldent dumt å printe litt mer enn man tror man trenger.

Det kan være en greit å fylle ut på forhånd både dommerkvitteringer og kampskjema slik at de er klare til start. De første lagene Da sparer man seg for litt arbeid underveis i turneringen.

Ved ankomst

Hallen åpner 30 min før første kamp skal starte, så da gjelder det å være raske

• Sette opp bord, stoler og benker (1x hoved- og 2x bane sekretariat)
• Fordele ut kampskjema, retningspil og kulepenn (på hver av banene)
• Gjøre klar klokken (poengtavla) for hoved sekretariatet – EB er 6×5 minutter

Under arrangementet

• Styre klokken (sette i gang kampene)
• Ta imot betaling fra lagene på Vipps til 40633780 (husk å gi ut kvittering for dommerbetaling)
• Holde oversikt over antall dømte kamper per dommer, samt innbetalte dommerpenger per lag
• Be lagleder per lag skrive ned navn på alle spillere – de som skal ha diplom (alternativt kan man be laget komme tilbake med kampskjema etter kampen)
• Fyll ut alle diplomene per lag og legg dem klart til at lagleder kan hente dem etter siste kamp.

Ved endt arrangement

Hallen lukker 30 min etter siste kamp. Når siste kamp er ferdig kan ryddingen starte.

• Informer dommere at de sender inn betalingskrav (vipps) til 40633780
• Rydd benker, bord og stoler på plass
• Send bilde av «oversikt antall kamper per dommer» og «oversikt innbetaling per lag» til 40633780

Mer informasjon

NBBF har laget en arrangørhåndbok som er nyttig å lese gjennom. Ved starten av hver sesong arrangeres det også arrangørkurs.